El software de registro para congresos médicos debe ofrecer más que un formulario. Los organizadores suelen necesitar recopilar información estructurada, controlar la capacidad, revisar quién puede incorporarse a la Guest List del Event y continuar desde un Registration elegible hacia una Invitation, un QR Ticket y un Check-in validado. QRGATE conecta estas etapas dentro del mismo contexto de Event. El contexto médico describe la audiencia y el flujo previsto; QRGATE no afirma ofrecer gestión de créditos CME o CPD, seguimiento de acreditaciones, gestión de resúmenes, certificación de cumplimiento sanitario ni herramientas para programas científicos.
Problemas de registro que los equipos de congresos médicos deben controlar
Un proceso de registro se vuelve difícil de operar cuando las solicitudes públicas, los Guests aceptados y el ingreso real al Event se tratan como si fueran el mismo estado. Un formulario básico con nombre y correo puede no recopilar la información necesaria para la planificación. Un coordinador de empresa o una agencia puede registrar a varias personas, mientras el sistema conserva solo un contacto. Además, la capacidad puede contabilizarse por envío del formulario o por grupo en lugar de por asistente individual.
- Mantén separado el Registration público del Guest aceptado y específico del Event.
- Recopila campos estándar y preguntas personalizadas definidas por el organizador.
- Cuenta la capacidad por asistente, no por Registration Group.
- Distingue la verificación, el estado del Registration, la intención de RSVP, la identificación del QR Ticket y el Check-in.
- Conserva una exportación por asistente con campos estándar y respuestas personalizadas.
Por qué las hojas de cálculo y las herramientas desconectadas generan riesgo operativo
Una solución habitual es recopilar respuestas en una hoja de cálculo, copiar a las personas aprobadas a otra Guest List, enviar invitaciones desde una herramienta de correo y verificar nombres manualmente en el recinto. Puede funcionar para un evento pequeño, pero dificulta identificar el registro vigente, mantener las relaciones de grupo o confirmar quién ingresó realmente. Una respuesta de RSVP no demuestra asistencia y una imagen QR legible no es, por sí sola, una autorización de ingreso.
- Una fila de hoja de cálculo puede no conservar la relación entre el Registration Contact y cada asistente.
- Contar grupos puede subestimar el uso de capacidad cuando un contacto registra a varias personas.
- Un envío público no se convierte automáticamente en Guest aceptado ni en una decisión de admisión.
- Los sistemas separados de Registration, Invitation y Check-in requieren conciliación manual.
- Escanear un QR por sí solo no determina si un Guest puede ingresar.
Cómo conecta QRGATE el flujo de registro de un congreso médico
QRGATE utiliza el Event como contexto operativo compartido. El organizador configura el Event y los ajustes opcionales de Registration, publica una Public Registration Page con la marca del Event y recibe envíos individuales o grupales. Cada envío se guarda primero como Attendee Registration. El organizador puede mantener la transferencia Manual a la Guest List, que es la opción predeterminada, o activar la transferencia Automatic para Registrations elegibles con la base de verificación documentada.
- Configura las fechas de apertura y cierre, la capacidad máxima y la visualización pública opcional de disponibilidad.
- Publica una Registration Page específica del Event con la marca, los datos básicos y un bloque informativo definido por el organizador.
- Recopila nombre, correo, teléfono, empresa, cargo y comentarios, además de preguntas personalizadas.
- Usa la verificación por correo y enlaces seguros de gestión para Registration Contacts y asistentes individuales.
- Revisa el estado del Registration, la verificación y el estado de conversión a Guest List.
- Continúa del Guest a la Invitation, el RSVP opcional, el QR Ticket y el Check-in validado como etapas independientes.
Recopila información estructurada con preguntas personalizadas
El Registration Form Builder de QRGATE permite añadir preguntas personalizadas junto con los campos estándar. Por ejemplo, un equipo de congreso puede recopilar la institución, el rol profesional, la modalidad de participación u otra información necesaria para organizar el Event. Son preguntas de Registration definidas por el organizador; no constituyen reglas de elegibilidad del sector médico, validación de licencias profesionales ni controles de cumplimiento de datos sanitarios.
- Usa Short text y Long text para información definida por el organizador.
- Usa preguntas Yes / No, Single choice, Multiple choice y Checkbox para respuestas estructuradas.
- Configura etiquetas, textos de ayuda, estado obligatorio u opcional, estado activo y orden.
- Mantén cada respuesta vinculada al registro individual de Attendee Registration.
- Exporta las respuestas personalizadas como columnas dinámicas en el Excel de Registration.
Controla la capacidad y la verificación antes de transferir a la Guest List
QRGATE mide la capacidad normal por cantidad de asistentes, no por cantidad de Registration Groups. Si un Registration Contact verificado añade a cinco personas, esas cinco personas utilizan cinco cupos. La comprobación final de capacidad se realiza en el backend, incluso frente a envíos simultáneos. La disponibilidad pública puede mostrarse en la Registration Page u ocultarse según la configuración del Event.
- Los asistentes New y Approved cuentan para la capacidad normal.
- Los asistentes Rejected y Waitlist no cuentan para la capacidad normal.
- La transferencia Manual mantiene la aprobación dentro del flujo del organizador.
- La transferencia Automatic es opcional, debe ser activada por el organizador y se limita a Registrations elegibles.
- El autorregistro exige verificar el correo del propio asistente para ser elegible.
- Un Registration Contact verificado puede proporcionar la base de verificación para asistentes que añadió, pero eso no verifica el correo de cada asistente.
Registra a varios asistentes sin perder sus registros individuales
Un Registration Contact verificado puede añadir a uno o más asistentes a un Registration Group. QRGATE conserva la relación de grupo y crea un Attendee Registration separado para cada persona. Esto permite que coordinadores de empresas, asociaciones y agencias registren juntos a varios participantes sin convertirlos en un único Guest.
- Cada asistente tiene su propio Registration, respuestas personalizadas, estado y estado de conversión.
- Cada asistente puede convertirse después en un Guest separado con Invitation, RSVP, QR Ticket e historial de Check-in individual.
- Un asistente añadido por un Registration Contact puede reclamar el registro verificando su correo mediante un enlace seguro.
- Después del self-claim, el asistente se convierte en el editor público principal de sus datos personales hasta la transferencia a la Guest List.
- Si el correo ya existe en el Event, QRGATE no crea un Registration duplicado; puede ofrecer un acceso seguro para reclamarlo.
Módulos que respaldan el recorrido desde la Invitation hasta el Check-in
El valor del software de registro y Check-in para congresos no se limita a recopilar respuestas. Event Registration, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets y Check-in permanecen conectados al mismo Event, aunque sus estados de negocio sean independientes. Tras transferir a un asistente elegible, el Guest se convierte en el objeto operativo del flujo posterior de invitación e ingreso.
- Event y Event Registration: definen el contexto del congreso, el formulario, los plazos, la capacidad y la política de transferencia.
- Registration y Form Builder: recopilan información estándar y personalizada.
- Guest List: contiene los Guests específicos del Event después de una transferencia controlada.
- Invitation: envía por correo la información personalizada del Event y del Guest, con acceso al QR Ticket y RSVP opcional.
- RSVP: registra Pending, Attending o Not attending cuando está habilitado; no demuestra asistencia.
- QR Ticket y Check-in: identifican al Guest o Ticket y aplican las reglas del Event antes de registrar un ingreso aceptado o rechazado.
- Entry Staff y Self Check-in: permiten un Check-in asistido o iniciado por el Guest dentro del flujo central del Event.
Flujo práctico de registro para un congreso médico
La siguiente secuencia muestra cómo una ruta de registro público puede conducir a operaciones de admisión controladas. QRGATE también permite gestionar una Guest List directamente e importar asistentes mediante el Excel compatible.
- 1. Crea el Event y configura fecha, hora, recinto, marca, información de acceso y lenguaje visible para los Guests.
- 2. Activa el módulo opcional Event Registration y configura apertura, cierre, capacidad y disponibilidad pública opcional.
- 3. Añade el bloque Registration Information y construye el formulario con campos estándar y preguntas personalizadas.
- 4. Publica la Public Registration Page con la marca, comparte su URL o Registration QR code, o añade a tu sitio un enlace o botón HTML copiable.
- 5. Recibe envíos individuales o grupales. Cada envío se guarda como Registration antes de completar la verificación.
- 6. Aplica la base de verificación documentada. Un Registration Contact puede registrar a varios asistentes y cada persona puede verificar o reclamar posteriormente su propio registro.
- 7. En modo Manual, revisa los registros elegibles, define el estado adecuado y usa Add selected to Guest List. En modo Automatic, QRGATE puede transferir los Registrations verificados y elegibles según la política activada por el organizador.
- 8. Envía por separado la Invitation personalizada. La transferencia a la Guest List no envía una Invitation automáticamente.
- 9. Si el RSVP está habilitado, recopila la intención de participación vigente del Guest. Luego proporciona el QR Ticket individual mediante el flujo visible para el Guest.
- 10. En el recinto, Entry Staff autorizado o un flujo compatible de Self Check-in inicia el ingreso. QRGATE valida el contexto del Event y del Guest o Ticket y registra el resultado del Check-in.
- 11. Utiliza las vistas operativas y exportaciones Excel compatibles para Registration, Guest, Check-in y la información Custom Item correspondiente. Las operaciones de Check-in compatibles pueden continuar durante una interrupción temporal cuando aplica el flujo Offline documentado.
Qué admite QRGATE y qué debes confirmar antes de elegirlo
QRGATE encaja cuando un congreso médico necesita una capa de Registration centrada en el Event, conectada con una Guest List controlada y un flujo posterior de invitación e ingreso. También admite la ruta gestionada por el organizador: los equipos pueden crear Guests manualmente o usar la importación Excel compatible aunque Event Registration esté habilitado.
- Elige la aprobación Manual o la transferencia Automatic activada por el organizador para Registrations elegibles.
- Define qué datos de asistentes corresponden a campos estándar y cuáles deben ser preguntas personalizadas.
- Usa el registro grupal de Registration Contact para envíos de empresas, asociaciones o agencias cuando corresponda.
- Trata los precios calculados únicamente como precios informativos de Registration. QRGATE no procesa pagos con tarjeta de asistentes, liquida pagos de Registration ni opera venta pública de entradas.
- Recuerda que el Registration QR code enlaza a la Public Registration Page; no es un Guest QR Ticket ni una credencial de ingreso.
- QRGATE no documenta gestión de créditos CME o CPD, seguimiento de acreditaciones, envío de resúmenes, gestión de ponentes, verificación de instituciones médicas, validación de licencias profesionales, certificaciones sanitarias ni garantías regulatorias.
- QRGATE no documenta pagos, CRM, gestión de resúmenes ni integraciones con asociaciones médicas para este flujo.
- Si necesitas confirmar una capacidad que no está documentada en el Product Brain, escribe a support@qrgate.org en lugar de asumir que está disponible.
Preguntas frecuentes
¿QRGATE puede gestionar el registro de un congreso médico antes de que los asistentes se conviertan en Guests?
Sí. Event Registration es un módulo opcional del Event. Un envío público se guarda primero como Attendee Registration y solo puede convertirse en Guest después de cumplir las reglas documentadas de verificación y elegibilidad mediante transferencia Manual o una política Automatic activada por el organizador.
¿El formulario de Registration puede incluir preguntas personalizadas para los asistentes?
Sí. El Form Builder admite preguntas Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice y Checkbox, con ajustes compatibles como etiqueta, ayuda, estado obligatorio u opcional, estado activo y orden. Las respuestas permanecen vinculadas al Attendee Registration individual y pueden aparecer como columnas dinámicas en la exportación Excel de Registration.
¿Un Registration Contact puede registrar a varios asistentes del congreso?
Sí. Un Registration Contact verificado puede crear un Registration Group con varios asistentes. Cada persona conserva su propio Attendee Registration y puede recibir posteriormente su Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket y registro de Check-in individual.
¿Cada envío público de Registration se convierte inmediatamente en Guest?
No. Registration y Guest son etapas separadas. En modo Manual, el organizador revisa y transfiere los registros elegibles. En modo Automatic, primero debe activar la política el organizador y solo pueden transferirse Registrations con la base de verificación documentada y que cumplan los requisitos. La transferencia no autoriza por sí sola el ingreso.
¿Se puede establecer una capacidad máxima de asistentes para un congreso médico?
Sí. QRGATE admite una capacidad máxima y cuenta asistentes, no Registration Groups. Los asistentes New y Approved utilizan capacidad normal; Rejected y Waitlist no. La comprobación final se realiza en el backend y la visualización pública de disponibilidad es opcional.
¿QRGATE procesa los pagos de registro de un congreso médico?
No. QRGATE puede calcular y mostrar un precio informativo mediante un precio base, moneda, sufijo definido por el organizador y ajustes basados en respuestas u opciones. No ofrece procesamiento de pagos de asistentes, autorización de pagos, liquidación, cobro de facturas ni venta pública de entradas.
¿Qué ocurre después de añadir un Registration elegible a la Guest List?
El asistente se convierte en un Guest específico del Event vinculado al Registration original y se bloquea la edición pública del Registration. Después, el organizador sigue el ciclo independiente del Guest: Invitation, RSVP opcional, QR Ticket y Check-in validado. La Invitation no se envía automáticamente al realizar la transferencia.
¿La transferencia de un Registration envía automáticamente una Invitation?
No. La transferencia a la Guest List y el envío de la Invitation son etapas separadas. Después de que el asistente se convierta en Guest, el organizador debe utilizar el flujo de Invitation compatible y enviar el correo personalizado por separado.
Crea tu cuenta de QRGATE y evalúa el flujo
Configura un Event, prueba el proceso de Registration a Guest y comprueba cómo encajan las Invitations, los QR Tickets y el Check-in validado en las operaciones de tu congreso médico. La disponibilidad de la demo depende de la elegibilidad de la cuenta y de las reglas vigentes del producto.
Crear mi cuenta de QRGATE